SKRIPSI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA PT.SURYA LAGANG OSTENTASI MEDAN



BAB I

PENDAHULUAN

1.1.            Latar Belakang

Gaji merupakan sejumlah uang yang diberikan kepada seseorang baik itu seorang pegawai atau karyawan sebagai imbalan jasa atas usaha atau kerja yang telah dilakukannya terhadap perusahaan. Dalam memberikan gaji setiap perusahaan memiliki sistem yang berbeda-beda. Di mana gaji yang diberikan kepada para tenaga kerja juga berbeda sesuai dengan jabatan dan tingkat golongannya. Sehingga bukanlah suatu hal yang mengherankan apabila suatu perusahaan mengalami kesulitan dalam melakukan perhitungan gaji tenaga kerja tersebut. Hal ini umumnya disebabkan karena adanya jumlah tenaga kerja yang sangat banyak dan waktu yang digunakan untuk menghitung gaji sangatlah singkat yang biasanya dilakukan diakhir bulan.
PT. Surya Lagang Ostentasi Medan adalah salah satu perusahaan distributor yang bergerak dibidang penjualan minuman ringan Teh Sosro dan Fruit Tea yang mana pada akhir periode akuntansi (bulan) melakukan proses penggajian kepada para karyawannya dan membuat laporan gaji sebagai pertanggung jawaban kepada pimpinan perusahaan. Proses pencatatan dan perhitungan gaji yang diterapkan oleh perusahaan masih bersifat manual sehingga menyebabkan proses gaji sering terlambat. Oleh sebab itu perusahaan ini sebenarnya membutuhkan suatu sistem perhitungan gaji yang cepat dan akurat sehingga proses kerja bagian personalia dan kasir menjadi lebih efisien.
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian bidang penggajian pada sebuah perusahaan dengan memilih judul ‘Sistem Informasi Penggajian Pada PT. Surya Lagang Ostentasi Medan’.




1.2.            Permasalahan dan Batasan Masalah

Adapun permasalahan yang dihadapi oleh PT. Surya Lagang Ostentasi Medan adalah penyusunan laporan penggajian masih manual sehingga lambat dan tidak efisien, serta menyulitkan pihak keuangan yaitu bagian penggajian untuk membayar gaji karyawan.
Karena keterbatasan waktu dan mengingat banyaknya permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan maka penulis melakukan pembatasan masalah. Adapun batasan masalah ini adalah:
1.      Pembahasan sistem mencakup data pegawai, proses pencatatan absensi, proses pencatatan lembur dan proses perhitungan gaji dan PPH pada sebuah perusahaan dagang.
2.      Format database menggunakan Microsoft Access 2000.
3.      Perancangan program menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0.
4.      Laporan disusun dengan menggunakan Seagate Crystal Report 8.5.
5.      Laporan yang dihasilkan adalah data pegawai, data absen, data lembur dan laporan data penggajian pegawai.

1.3.            Tujuan

            Adapun tujuan dari penulisan ini adalah merancang suatu sistem informasi penggajian pada PT. Surya Lagang Ostentasi Medan sehingga membantu pihak perusahaan untuk menyusun laporan penggajian menjadi cepat dan lebih efisien.

1.4.            Manfaat

            Adapun manfaat dari penulisan ini adalah jika sistem yang dirancang dapat diterapkan maka masalah yang dihadapi oleh PT. Surya Lagang Ostentasi Medan dapat segera terselesaikan  yaitu laporan gaji dapat disajikan tepat waktu dan akurat.



BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1.            Konsep Sistem Informasi
2.1.1.      Sistem
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Erwan Arbie, 2000, 5).
Sistem adalah hubungan atau interaksi yang berlangsung diantara satu kesatuan ataupun komponen secara teratur sehingga tujuan maupun sasaran sistem dapat dicapai. (Jogiyanto, HM, 2002, 5)

2.1.2.      Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. (Erwan Arbie, 2000, 6).
Informasi adalah sejumlah data yang telah diproses dengan baik dan berguna bagi pemakainya. Disebut informasi apabila data tersebut yang telah diproses sesuai dengan kebutuhan pemakainya. (Jogiyanto. HM, 2002, 11).

2.1.3.      Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan. (Erwan Arbie, 2000, 35).
Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya. (Tafri D. Muhyuzir, 2001, 8).

2.2.            Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Siklus hidup pengembangan sistem (SHPS) adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem. Berikut ini adalah gambar siklus hidup pengembangan sistem dapat dilihat pada gambar 2.1


Berikut tahap-tahap dalam siklus hidup pengembangan sistem:
1.    Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
Tahap pertama ini berarti bahwa penganalisis melihat dengan jujur pada apa yang terjadi didalam bisnis. Kemudian, bersama-sama dengan anggota organisasional lain, penganalisis menentukan dengan cepat masalah-masalah dengan anggota organisasi lain, penganalisis menentukan dengan tepat masalah-masalah tersebut.
2.    Menentukan syarat-syarat informasi
Tahap berikutnya, penganalisis memasukkan apa saja yang menentukan syarat-syarat informasi untuk para pemakai yang terlibat. Di antara perangkat-perangkat yang dipergunakan untuk menetapkan syarat-syarat informasi dalam bisnis diantaranya ialah menentukan sampel dan memeriksa data mentah, wawancara dan mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor dan prototyping.
3.    Menganalisis kebutuhan sistem
Tahap berikutnya ialah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Sekali lagi perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan kebutuhan. Perangkat yang dimaksud ialah penggunaan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur.
4.    Merancang sistem yang direkomendasikan
Dalam tahap ini penganalisa sistem menggunakan informasi-informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi yang logik. Penganalisis merancang prosedur data-entry sedemikian rupa sehingga data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi benar-benar akurat. Selain itu, penganalisis menggunakan teknik-teknik bentuk dan perancangan layar tertentu untuk menjamin keefektifan input sistem informasi.
5.    Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak
Dalam tahap kelima ini penganalisis bekerja bersama-sama dengan pemrogram untuk mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. Beberapa teknik terstruktur untuk merancang dan mendokumentasikan perangkat lunak meliputi rencana struktur, Nassi-Shneiderman charts, dan pseudocode.
6.    Menguji dan mempertahankan sistem
Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dulu. Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap adanya masalah sebelum sistem tersebut ditetapkan. Sebagian pengujian dilakukan oleh pemrogram sendiri, dan lainnya dilakukan oleh penganalisis sistem. Rangkaian pengujian ini pertama-tama dijalankan bersama-sama dengan data contoh serta dengan data aktual dari sistem yang telah ada. Mempertahankan sistem dan dokumentasinya dimulai di tahap ini dan dilakukan secara rutin selama sistem informasi dijalankan.
7.    Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem
Di tahap terakhir ini penganalisis membantu untuk mengimplementasikan sistem informasi. Tahap ini melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk mengendalikan sistem. Sebagian pelatihan tersebut dilakukan oleh vendor, namun kesalahan pelatihan merupakan tanggung jawab penganalisis sistem. Selain itu, penganalisis perlu merencanakan konversi perlahan dari sistem lama ke sistem baru. Evaluasi yang ditunjukkan sebagai bagian dari tahap terakhir ini biasanya dimaksudkan untuk pembahasan. Sebenarnya, evaluasi dilakukan di setiap tahap. Kriteria utama yang harus dipenuhi ialah apakah pemakai yang dituju benar-benar menggunakan sistem. (Kenneth. E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1),  2003 , 11).

2.3.            Gaji dan Upah
Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan seperti manajer. (Mulyadi, 2001, 377).
Penggajian dapat diartikan sebagai proses pembayaran upah kepada seseorang atau individu untuk pengganti hasil kerja atau jasa yang telah dilakukan. Jadi Sistem penggajian atau kepegawaian adalah sistem yang mencakup seluruh tahap pemrosesan penggajian pelaporan kepegawaian. (Mulyadi, 2001, 377).
Sistem menyajikan cara-cara penggajian pegawai secara memadai dan akurat, menghasilkan laporan-laporan penggajian yang diperlukan dan menyajikan informasi kebutuhan pegawai kepada manajamen. Pemrosesan harus meliputi pengurangan pajak, potongan tertentu, pelaporan kepada pemerintah dan persyaratan-persyaratan kepegawaian lainnya. Pemrosesan penggajian merupakan satu kegiatan yang peka terhadap hukuman denda maupun penjara jika pencatatan yang dibuat tidak memadai. Sistem yang efisien diperlukan untuk menjaga hubungan baik antara pegawai dan perusahaan.
Sering sekali gaji dan upah dianggap mempunyai pengertian yang sama oleh kebanyakan masyarakat. Anggapan ini terjadi mungkin disebabkan karena gaji dan upah sama-sama merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawannya. Pada kenyataannya kedua istilah tersebut mempunyai perbedaan.
Perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi 2 golongan yaitu gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayar berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.
Menurut undang-undang tenaga kerja no 13 tahun 2003, Bab 1, Pasal 1  berisikan  Upah adalah hak pekerja/buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja/buruh dan keluarganya atas suatu pekerjaan atau jasa yang telah atau akan dilakukan.
Menurut Dewan Penelitian Pengupahan Nasional, memberikan definisi upah sebagai sebagai berikut upah ialah suatu penerimaan sebagai suatu kerja berfungsi sebagai suatu jaminan kelangsungan hidup yang layak bagi kemanusiaan dan produktifitas yang dinyatakan dalam nilai atau bentuk yang ditetapkan menurut suatu persetujuan Undang-Undang dan peraturan yang dibayarkan atas dasar suatu perjanjian kerja antara pemberi kerja dengan penerima kerja.
Selanjutnya pengertian gaji dan upah menurut Hadi Purwono adalah sebagai berikut: Gaji (salary) biasanya dikatakan upah (wages) yang dibayarkan kepada pimpinan, pengawas, dan tata usaha pegawai kantor atau manajer lainnya. Gaji umumnya tingkatnya lebih tinggi dari pada pembayaran kepada pekerja upahan. Upah adalah pembayaran kepada karyawan atau pekerja yang dibayar menurut lamanya jam kerja dan diberikan kepada mereka yang biasanya tidak mempunyai jaminan untuk dipekerjakan secara terus-menerus. (Hadi Purwono, 2003, 2).
Dari definisi Gaji dan upah di atas maka dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan pengganti jasa bagi tenaga-tenaga kerja dengan tugas yang sifatnya lebih konstan.  Ditetapkan melalui perhitungan masa yang lebih panjang misalnya bulanan, triwulan atau tahunan. Sedangkan upah adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan berdasarkan jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan misalnya jumlah unit produksi.
Dalam keputusan Menteri Tenaga Kerja No. 150 Tahun 2001 dan keputusan Menteri Keuangan tentang PPh pasal 21 tahun 2003, ada dijelaskan mengenai tingkat upah yang diterima karyawan.


Upah yang diterima karyawan dibagi atas beberapa golongan yaitu:
1.      Upah harian lepas
Upah yang diterima bila dalam satu hari kerja jika seorang melakukam perkerjaan yang telah ditentukan. Orang yang bekerja dengan upah harian lepas biasanya tidak terikat kerja kepada majikan.
2.      Upah pegawai tetap
Upah yang diperoleh seorang berdasarkan jangka waktu yang telah ditetapkan dengan jumlah yang diterimanya pun bersifat tetap sepertu gaji bulanan.
3.      Upah borongan
Upah yang diperoleh seseorang sesuai kesepakatan antara pekerja dengan penyuruh (penyewa) dan besarnya upah yang diterima juga terhantung kesepekatan diantara dua belah pihak, jenis perkerjaan yang telah disepakati ini harus selesai dilakukan tanpa turut campur tangan dari pihak penyewah.
4.      Upah Honorarium
Upah yang diterima jika perkerjaan dilakukan dan sedangkan jumlahnya tergantung dari kesepakatan pekerja dengan majikan. Orang yang menerima upah honorium biasanya tidak terikat kerja dengan majikan.

Masalah pengupahan ini terdapat tiga macam teori upah ekonomi yakni:
1.      Teori pasar
Konsep im menganggap bahwa upah ditentukan oleh hasil proses perundingan antara karyawan sebagai penjual tenaga dengan manajemen sebagai pembelinya. Jadi tingkat upah yang diterima ditentukan oleh kekuatan penawaran dan permintaan tenaga kerja. Dalam teori ini buruh diperlakukan sebagai barang.
2.      Standar hidup
Teori ini menyatakan bahwa upah harus dapat memberikan jaminan kepada buruh untuk menikmati hidup dengan layak, dan pengusaha harus memberikan upah cukup tinggi, memberikan pelayanan lain seperti jaminan hari tua, pendidikan, tabungan, dan hiburan.
3.      Teori kemampuan untuk membayar
Teori ini menganggap bahwa tingkat pembayaran harus didasarkan pada kemampuan perusahaan untuk membayar. Disini, besar kecilnya upah dipengaruhi oleh laba yang diterima oleh perusahaan. Apabila perusahaan memperoleh laba besar maka karyawan harus menerima tambahan upah dari keuntungan tersebut. (Swastha dan Sukotjo 2000, 268).

Besar kecilnya tingkat upah untuk buruh dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain terdiri dari
1.      Pasar tenaga kerja
2.      Tingkat upah yang berlaku didaerah yang bersangkutan
3.      Tingkat keahlian yang diperlukan
4.      Situasi laba perusahaan
5.      Peraturan Pemerintah
(Swastha dan Sukotjo 2000, 271).

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan antara lain
1.      Jurnal biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tesebut.
2.      Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tersebut.
3.      Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.
4.      Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tersebut.
(Mulyadi, 2001, 380).
Terdapat  dua jurnal pembukuan pokok yang mencerminkan pengolahan gaji dan upah.
1.      Menunjukkan distribusi biaya gaji dan upah keberbagai perkiraan biaya dan persediaan.
Persediaan perkerjaan dalam proses                       Rp. xxxx
Overhead pabrikasi                                                Rp. xxxx
Biaya umum dan administrasi                                Rp. xxxx
Biaya penjualan                                                      Rp. xxxx
                   Gaji dan upah                                                                  Rp. xxxx
Bagian debet pada pembukuan ini diklasifikasikan menurut jenis biaya dan nomor departemen dari pegawai yang bersangkutan serta diakumulasikan dengan tujuan menyiapkan laporan-laporan biaya pelaksanaan kerja departemen.
2.      Jurnal pembukuan pokok dalam pengolahan daftar mencerminkan perhitungan gaji dan upah dan proses penyiapan cek pembayarannya.

Gaji dan upah                                                         Rp. xxxx
                    Utang potongan pajak pen dapatan                                Rp. xxxx
                    Utang potongan asuransi tenaga kerja                            Rp. xxxx
                    Utang premi asuransi grup
                    Utang potongan dana pensiun
                    Utang potongan tabungan
                    Utang potongan iuran serikat buruh
                    Kas/Bank

Setelah daftar gaji dan upah selesai disiapkan, jumlah saldo dari masing-masing perkiraan utang tersebut dibayar dengan cek sendiri-sendiri. Pengkreditan pada kas/bank merupakan jumlah cheque pembayaran gaji dan upah yang dikeluarkan untuk semua pegawai. Pendebetan pada perkiraan buku besar pengontrol harus benar-benar sama dengan jumlah kredit pada perkiraan ini dalam pembukuan jurnal sebelumnya. (Mulyadi, 2001, 395).
Sasaran sistem pengajian adalah mengembangkan sekumpulan prosedur yang memungkin perusahaan untuk menarik, menahan dan memotivasi staf yang diperlukan, serta untuk mengendalikan biaya pembayaran gaji. Karena tidak ada satu pola yang dapat digunakan secara universal maka prosedur ini harus disesuaikan dengan kebijakan gaji tiap-tiap organisasi, dan hendaknya didasar atas kebijakan yang dianggap adil. Oleh karena itu penting sekali agar perusahaan mempunyai suatu kebijakan penggajian yang terencana yang :
-          Bermanfaat untuk sasaran menyeluruh organisasi;
-          Disesuaikan dengan struktur keorganisasian sekarang, tetapi memberi kelonggaran untuk perubahan dan pengembangan ke masa depan;
-          Menjamin bahwa jumlah dan mutu staf yang tepat bekerja di perusahaan dan didorong untuk tetap disana;
-          Mencapai ekuistas dalam bayaran untuk pekerjaan sama memberikan jenjang selisih yang pantas antara pekerjaan yang diakui sebagai mempunyai nilai relatif yang berlainan;
-          Dikomunikasikan secara efektif;
-          Meminumkan waktu pengurusanny serta mudah dimengerti;
-          Menjaga biaya gaji pada suatu tingkat yang membuat seimbang ganjaran pantas dengan lokasi anggaran yang masuk akal;
-          Mempunyai cukup fleksibiltas untuk dapat disesuaikan dengan tuntutan keadaan khusus seperti perubahan dalam kebijakan pendapatan atau dalam skala yang lebih kecil, perubahan dalam kedudukan pasar relatif mengenai jenis-jenis karyawan tertentu. (Michael Armstrong dan Helen Murlis, 1995, 13)

Sistem penggajian dan pengupahan adalah jaringan prosedur  yang terdiri dari sebagai berikut :
1.      Prosedur pencatatan waktu hadir.
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan mengunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor adninistrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir karyawan ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan.
2.      Prosedur pencatat waktu kerja.
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatat waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang berkerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya dan upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang karyawan pabrik hadir ke perusahaan selama 7 jam dalam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja  langsung kepada produk yang diproduksi.
3.      Prosedur pembuatan daftar gaji.
Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan  mengenai pengankatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. 
4.      Prosedur distribusi biaya gaji.
Dalam prosedur ditribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat  tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksud untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
5.      Prosedur pembayaran gaji. 
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak. Pembagian amplop dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.  (Mulyadi, 2001, 385).

      Distribusi Gaji dan Upah
Untuk mendistribusikan gaji dan upah, pertama dilakukan penyusunan daftar gaji. Daftar gaji dan daftar upah yang berfungsi sebagai jurnal gaji dan upah disusun dengan tiga metode yang terdiri dari:
1.      Metode tangan (pen and ink)
Langkah-langkah untuk menyusun daftar gaji dan upah dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu
a.       Langkah persiapan
Bagian gaji dan upah menerima catatan waktu hadir dan waktu kerja. Kemudian catatan waktu hadir digunakan sebagai dasar untuk menyusun daftar gaji dan upah.
b.      Langkah penyusunan
Bagian gaji dan upah mencatat nama karyawan dan jam kerja (biasa dan lembur) dalam daftar gaji. Sumber datanya adalah catatan waktu hadir. Kemudian mencatat tarif gaji atau upah dari daftar tarif dan mengalikannya dengan lama kerja.
Pekerjaan mencatat dan menghitung angka-angka dalam daftar gaji dilakukan dengan tangan atau mesin ketik.Sesudah daftar gaji selesai dibuat, berikutnya adalah membuat formulir-formulir gaji berikut ini:
a.       Cek gaji atau amplop gaji berisi nama dan gaji bersih karyawan.
b.      Laporan gaji karyawan, berisi nomor karyawan, nama karyawan, gaji kotor, tunjangan, potongan dan gaji bersih.
c.       Catatan gaji karyawan (Pegawai’s earning record).
d.      Pencatatan jurnal 
a.      Gaji dan upah                              Rp. xxx
b.      Potongan-potongan                                        Rp. xxx
c.      Hutang gaji dan upah                                     Rp. xxx
2.      Posting langsung (direct posting) dengan mesin atau payroll board
Proses perhitungan daftar gaji dan upah dengan mengunakan mesin penghitung khusus. Penyusunan daftar gaji dengan cara tangan (pen and ink) berakibat adanya penulisan hal yang sama berulang-ulang. Misalnya nama karyawan, nomor kartu hadir. Untuk menghindari cara yang berulang-ulang ini maka dapat digunakan dengan metode mesin atau payroll board.
3.      Metode tanpa buku pembantu (ledgerless)
Dengan cara ini data gaji dan upah langsung dapat dicatat kedalam cek gaji dan laporan gaji karyawan. Sedangkan formulir-formulir lain diletakkan di bawah cek gaji, diberi karbon, sehingga data dalam cek gaji akan tembus ke formulir lainnya. Agar tembusan yang dibuat itu sesuai dengan yang diinginkan maka bentuk formulir-formulirnya dibuat sedemikian rupa sehingga sekali menulis dapat diperoleh beberapa formulir. (Zaki Baridwan, 2001, 152).

2.5.      Pinjaman
Program pinjaman dengan bunga rendah atau bebas bunga merupakan maslahat yang masih terbatas kepada sektor keuangan. Hal itu merupakan cara yang sangat berguna untuk membantu para karyawan pada waktu kenaikan gaji terbatas. Walaupun beberapa dari bunga untuk pinjaman itu akan dikenakan pajak pada tahun 1977, alternatif keuangan mungkin tidak ada atau jauh lebih mahal daripada dari sumber-sumber lain.
Bantuan perusahaan untuk membayar uang sekolah dan pendidikan anak-anak para karyawan di luar sistem pemerintahan merupakan maslahat yang sangat langka. Hal ini sulit diatur tanpa menyebabkan perpajakan yang membuatnya hampir tak berharga, dan kecuali staf yang dikirim ke luar negeri untuk penugasan jangka panjang, Biasanya bantuan itu tidak diberikan untuk karyawan di bawah tingkat senior. Sebab utama untuk memberikannya ialah untuk menjamin suatu standar pendidikan yang baik untuk anak-anak karyawan yang dikirim ke luar negeri ke daerah-daerah di mana pendidikan lokal merupakan masalah yang tidak praktis.(Michael Armstrong dan Helen Murlis, 1995, 99)

2.6.      Bonus
Bonus bisa dibayarkan kepada karyawan atas dasar ‘ad hoc’ sebagai ganjaran untuk prestasi atau usaha khusus, tetapi lebih lazim dibayarkan secara teratur dan bervariasi jumlahnya sesuai prestasi perusahaan atau prestasi individual. Kerugian bonus ad hoc ialah karena dapat seolah-olah sewenang-wenang dan mungkin nilainya kurang sebagai alat untuk memotivasi dibandingkan dengan yang khusus ada hubungannya dengan prestasi, seperti program untuk manajer yang dikaitkan dengan sasaran, atau program perangsang komisi untuk staf penjualan. Program yang dikaitkan dengan sasaran berdasarkan atas sasaran yang ditentukan di bidang-bidang penting dalam pekerjaan seseorang. Bagi seorang manager penjualan ini bisa perputaran penjualan, dan bagi seorang manager produksi ini bisa nilai tambah (nilai yang ditambahkan kepada biaya bahan mentah dan komponen-komponen yang dibeli oleh proses produksi, dikurangi tenaga kerja langsung dan biaya umum pabrik). Misalnya, jika tercapai sasaran perputaran penjualan, akan dibayarkan suatu bonus sebesar 20% dari gaji setahun. Untuk tiap 1% lebih dari 20% perputaran, bonus itu dapat bertambah dengan 1% sampai dengan maksimum 40%. Ini hanya salah satu dari banyak ragam program bonus. (Michael Armstrong dan Helen Murlis, 1995, 94).
Suatu program bonus sebaiknya jangan digunakan kecuali jika memenuhi kriteria berikut:
·         Jumlah yang diterima hendaknya cukup tinggi untuk mendorong prestasi baik, tetapi jangan demikian tinggi dibandingkan dengan gaji pokok sehingga sangat mempengaruhi standar tingkat kehidupan karyawan jika terjadi perubahan. Tingkat bonus hendaknya jangan kurang dari 10% dari gaji pokok, dan hanya jika keadaan menuntut perangsang yang sangat kuat maka bonus boleh lebih dari 30%.
·         Faktor-faktor yang mempengaruhi besarnya bonus hendaknya yang secara langsung dapat dikendalikan oleh karyawannya. Programnya hendaknya cukup peka untuk menjamin bahwa ganjaran seimbang dengan prestasi.
·         Administrasi yang sederhana dan kemudahan untuk mengerti hendaknya memungkinkan karyawan untuk menghitung ganjaran yang dapat ia harapkan dari suatu tingkat prestasi tertentu.
·         Hendaknya dibuat kendala dalam program, sehingga dapat dipelihara suatu keseimbangan antara gaji sebagai dasar pensiun dan perangsang tunai. (Michael Armstrong dan Helen Murlis, 1995, 94).

2.7.      Jabatan
Ada yang berpendapat bahwa kegiatan pertama dari Manajemen Personalia adalah kegiatan penerimaan dan penempatan karyawan/pegawai. Sebenarnya Manajemen Personalia sebelum kegiatan tersebut dilaksanakan telah melaksanakan kegiatan lain, yaitu kegiatan untuk mendapatkan landasan guna penerimaan dan penempatan karyawan/pegawai. Kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan/pegawai, sebetulnya justru merupakan suatu kegiatan awal dari manajemen personalia. Kegiatan tersebut sering dinamakan “analisa jabatan” atau ada juga yang menyebutkan “analisa tugas” yaitu sebagai terjemahan dari istrilah “job analysis”.
Perkembangan selanjutnya ternyata analisa jabatan bukan hanya sebagai landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan, tetapi juga dipakai sebagai landasan atau pedoman kegiatan lain dalam manajemen personalia. Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi untuk jabatan tertentu. (Alex Nitisemito, 2002, 18)


2.7.1.      Deskripsi jabatan
Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya. Penjelasan tentang hal itu semua adalah penting, sebab bila tidak dijelaskan akan dapat menimbulkan perbedaan pengertian. Misalnya jabatan Kepala Tata Usaha dan Kepala Administrasi dapat merupakan pengertian yang sama maupun berbeda, tergantung penjelasan dalam diskripsi jabatan. Tapi deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang sesuatu jabatan, tapi juga menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya.

2.7.2.      Syarat-syarat Jabatan
Syarat-syarat jabatan adalah meruapkan suatu informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan/pegawai agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat-syarat itu dapat berupa antara lain:
§  Syarat pendidikan
Sekolah dasar, sekolah menengah pertama, sekolah menengah atas, sekolah-sekolah kejuruan tingkat tertentu, akademi, perguruan tinggi dan sebagainya.
§  Syarat kesehatan
Tidak berkaca mata, tidak sakit paru-paru, tidak buta warna dan sebagainya.
§  Syarat-syarat fisik
Tinggi badan, berat badan, umur, jenis kelamin, dan sebagainya.
§  Syarat-syarat lain
Sudah berkeluarga/belum, jumlah anggota keluarga, mempunyai kepribadian tertentu, paras muka cukup menarik dan sebagainya.

2.8.      Tunjangan
Seperti dengan tambahan kepada gaji, tunjangan formal lebih biasa diberikan di perusahaan besar. Ini tidak berarti bahwa perusahaan kecil selalu kurang bermurah hati dari segi banyaknya macam tunjangan yang diberikan atau sebagai kebijakan umum. Tetapi, kebutuhan memberikan beberapa tunjangan seperti gaji sewaktu sakit atau asuransi ketidakmampuan bekerja seumur hidup tidaklah seringkali terjadi, maka perusahaan berpendapat bahwa keputusan ad-hoc sehubungan dengan keadaan individual memungkinkan mereka untuk memberikan tunjangan yang sama atau lebih dari pada apapun yang diberikan menurut program formal. Kerugian utama ancangan ini ialah bahwa karyawan dapat bereaksikurang baik terhadap ketidak konsekuenan dalam peraturan ad hoc. Perusahaan perlu memastikan bahwa, jika mereka memutuskan untuk mempertahankan ancangan tidak formal, kebijakan mereka hendaknya sejalan dengan kecenderungan sekarang ini.

2.9.      Perancangan Sistem
2.9.1.      Diagram Aliran Data (DAD)
Diagram yang paling awal dalam aliran data adalah disebut diagram konteks. Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi sistem informasi tersebut dengan lingkungan di mana sistem tersebut ditempatkan. (Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 116).
Dalam diagram konteks ada beberapa hal yang harus diperhatikan terdiri dari:
1.      Kelompok pemakai, baik pihak internal maupun pihak ekternal perusahan dan departemen yang terkait. Di mana sistem itu akan digunakan harus diidentifikasi secara rinci dan jangan sampai ada yang terlewatkan.
2.      Kemungkinan kejadian-kejadian yang akan terjadi dalam penggunaan sistem harus terus diidentifikasi secara lengkap.
3.      Arah anak panah yang menunjukkan aliran data jangan sampai terbalik agar dapat memberikan pemahaman yang benar terhadap seluruh proses sistem yang akan dibentuk.
4.       Setiap kejadian digambarkan dalam bentuk tekstual yang sederhana dan mudah dipahami oleh pembuat sistem.
(Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 116).

Diagram aliran data merupakan peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem berbagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan menunjukkan dari dan ke mana data mengalir serta penyimpanannya. Pada umumnya tahapan dalam diagram aliran data dimulai dari 0, 1, 2 dan seterusnya. Tahapan 0 menggambarkan database yang akan menampung aliran data, namum dalam tahap ini, semua proses hanya digambarkan sebagai sebuah sistem secara umum dan tidak terinci. Setiap penurunan ke tahapan yang lebih rendah adalah tahapan 1, 2 dan seterusnya, maka proses-proses tersebut akan diuraikan lebih rinci dengan spesifikasi yang lebih jelas. Penurunan tahapan dilakukan jika perlu untuk memperinci beberapa proses, namum tidak semua proses yang ada harus diturunkan dengan jumlah tahapan yang sama. (Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 118).
Pendekatan aliran data memiliki empat kelebihan utama melalui penjelasan naratif mengenai cara data-data berpindah disepanjang sistem yaitu:
1.        Kebebasan dalam menjalankan implementasi teknis sistem yang terlalu dini.
2.        Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan sub sistem.
3.        Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna melalui diagram aliran data.
4.        Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data-data dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan. (Kenneth. E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1),  2003, 264)

Berikut ini simbol-simbol yang digunakan dalam sistem aliran data antara lain:


 
                                   
Berikut ini adalah keterangan dari gambar di atas:
-          Kotak rangkap dua digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem.
-          Tanda panah menunjukkan perpindahan data dari suatu titik ke titik lain dengan kepala tanda panah mengarah ke tujuan data.
-          Bujur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk menunjukkan adanya proses transformasi.
-          Penyimpanan data menandakan penyimpanan manual, seperti lemari file atau sebuah file atau basis data terkomputerisasi. Karena penyimpanan data mewakili seseorang tempat atau sesuatu maka diberi nama dengan sebuah kata benda.
      (Kenneth. E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1),  2003, 265)

2.9.2.      Kamus Data
Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil referensi data mengenai data (maksudnya, metadata), suatu data yang disusun oleh penganalisis sistem untuk membimbing mereka selama melakukan analisis desain. Sebagai suatu dokumen, kamus data mengumpulkan dan mengkoordinasi istilah-istilah data tertentu dan menjelaskan apa arti setiap istilah yang ada. (Kenneth. E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1),  2003, 333).
            Kamus data ikut berperan dalam perancangan dan pembangunan sistem informasi karena peralatan ini berfungsi untuk:
1.      Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam penggambaran dalam diagram aliran data.
2.      Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran misalnya data alamat diuraikan menjadi nama jalan, nomor, kota, negara dan kode pos.
3.      Menjelaskan spesifikasi nilai dan satuan yang relevan terhadap data yang mengalir dalam sistem tersebut.
(Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 118).



            Kamus data otomatis sangat berguna karena memiliki kapasitas dalam hal referensi silang item-item data, dengan demikian memungkinkan dilakukannya perubahan-perubahan program terhadap semua program yang berbagi suatu elemen biasa. Fitur ini menggantikan pengubahan program serampangan, atau mencegah penundaan sampai program tidak bisa berjalan karena perubahan tersebut tidak di implemantasikan pada semua program yang berbagi item-item yang telah diperbaharui. Jelasnya kamus data otomatis menjadi sangat penting untuk sistem-sistem besar karena mampu menghasilkan ribuan elemen data yang dikatalogkan dan dibuat referensi silang. Kamus data dibuat dengan memperhatikan dan menggambarkan muatan aliran data, simpanan data dan proses-proses. Setiap simpanan data bisa ditetapkan dan kemudiaan diperluas sampai mencakup detail-detail elemen yang dibuatnya yang mengalir menuju dan keluar dari proses tersebut. Ketidak hati-hatian dan kesalahan-kesalahan perancangan lainnya bisa ditegaskan dan dicari penyelesaiannya. Untuk dokumentasi serta mengurangi redudansi, kamus data bisa digunakan untuk:
1.      Menvalidasi diagram aliran data dalam hal kerangkapan dan keakuratan.
2.      Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan.
3.      Menentukan muatan data yang disimpan di file-file.
4.      Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data.          
Berikut ini sejumlah simbol yang digunakan dalam penggambaran kamus data:
Tabel 2.1: Simbol-Simbol Kamus Data
SIMBOL
URAIAN
=
Diuraikan menjadi, mendefenisikan atau artinya
+
Dan
()
Optional (pilihan boleh atau boleh tidak)
{}
Pengulangan
[]
Memilih salah satu dari sejumlah alternatif atau seleksi
* *
Komentar
|
Pemisah sejumlah alternatif pilihan antara simbol []

(Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 119).
Berikut ini adalah contoh penggunaan kamus data untuk perancangan daabase pembicara seminar:
1.      Data_pembicara    =    kode_pembicara + nama + alamat + telepon + honor + spesialisasi
2.      Kode_pembicara  =    level_pembicara + nomor_urut
3.      Nama                     =    sebutan + nama1 + nama2 + gelar1 + gelar2
4.      Alamat                  =    jalan + nomor + kota + negara + kodepos
5.      Telepon                 =    kodearea + nomor
6.      Honor                    =    *999.999.999*
7.      Spesialisasi            =    () {karakter} 15
(Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 119).

2.9.3.      Basis Data
Basis data merupakan komponen terpenting dalam pembangunan sistem informasi, karena telah menjadi tempat untuk menampung dan mengorganisasikan seluruh data yang ada dalam sistem, sehingga dapat dieksplorasi untuk menyusun informasi-informasi dalam berbagai bentuk. Basis data merupakan himpunan kelompok data yang saling berkaitan. Data tersebut diorganisasikan sedemikian rupa agar terjadi duplikasi yang tidak perlu, sehingga dapat diolah atau diekplorasikan secara tepat dan mudah untuk menghasilkan informasi. (Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 99).
Basis data adalah suatu kumpulan data yang terpadu (interrelated data) yang dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data yang tersimpan secara bersama-sama dalam satu media, sekaligus tempat sekumpulan berkas data yang terkomputerisasi. (Abdul Kadir, 2002, 5).
Dalam pembangunan database, analisis sistem harus dapat menentukan dalam model arsitektur mana database itu akan diletakkan. Dinilai dari penempatannya, arsitektur database dapat dikategorikan dalam tiga bagian yaitu:  
1.      Sistem database tunggal
Pada arsitektur ini database dan aplikasinya diletakkan pada komputer yang sama yang tidak berada dalam lingkungan jaringan, sehingga database itu hanya dapat diakses oleh aplikasi tunggal. Sistem ini biasanya digunakan oleh perusahaan kecil.
2.      Sistem database terpusat.
Pada arsitektur ini, lokasi database secara fisik berada dalam komputer pusat dalam suatu lingkungan jaringan. Meskipun pemasukan dan akses data dapat dilakukan dari berbagai terminal yang terhubung dengan komputer tersebut, namum proses pengolahan data hanya berlangsungh di komputer pusat. Dengan sistem ini komputer pusat menjadui titik krisis dari proses pengolahan database. Bila komputer pusat terganggu maka secara keseluruhan sistem informasi akan terganggu.
3.      Sistem database terdistribusi
Pada arsitektur ini salinan database, baik sebagian maupun secara keseluruhan terdistribusi di beberapa lokasi. Pada model ini, titik krisis pada sistem terpusat dapat dihindari. Namum pada sistem ini, tantangan terbesar yang dihadapi adalah proses pengintegrasian untuk menjaga konsistensi data yang tersebar di beberapa lokasi.
(Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 112).
Dalam basis data dikenal nya suatu istilah konsep basisdata. Dalam bidang realitas adalah entitas dan atribute-attribute, dalam bidang sebenarnya adalah munculnya record dan item data kejadian, dan dalam bidang metadata adalah definisi record dan definisi item data.
·         Entitas
Objek atau kejadian apapun mengenai seseorang yang memilih untuk megumpulkan data adalah sebuah entitas. Entitas dapat berupa orang, tempat, atau sesuatu. Entitas apapun juga dapat merupakan satu kejadian atau unit waktu esperti mesin yang rusak, penjualan, atau bukan atau tahun.
·         Hubungan
Hubungan diasosisasikan antara entitas terdiri dari jenis:
1.      Hubungan satu-ke-satu (ditandakan 1:1)
2.      Hubungan satu-ke-banyak (1: B)
3.      Hubungan banyak-ke-banyak (B:B)
·         Atribut
Atribut merupakan beberapa karakteristik dari satu entitas. Terdapat beberapa atribut untuk masing-masing entitas.
·         Record
Sebuah record adalah kumpulan item data yang memiliki sesuatu secara umum dengan entitas yang di deskripsikan.
·         Metadata
Metadata adalah data mengenai data dalam file atau basisdata. Metadata mendeskripsikan nama yang di berikan dan panjang yang di tentukan dari setiap item data. Metadata juga medeskripsikan panjang dan komposis setiap record.

2.9.4.      Normalisasi
Pembangunan sistem informasi bertumpu pada kualitas basis data yang disusun dan dibentuk. Basis cata yang dibentuk diharapkan memiliki sifat-sifat antara lain:
1.      Efisien dan efektif dalam pengorganisasiannya, artinya untuk menambah, menyisipkan atau menghapus data dapat dilakukan dengan mudah dan sederhana.
2.      Bebas redudansi, meskipun pada batas-batas tertentu yang dapat ditolerir, redudansi juga diperbolehkan misalnya untuk mengurangi kompleksitas dalam penulisan program.
3.      Fleksibel, artinya basis data dapat diakses dengan mudah, dinamis dan tidak tergantung sepenuhnya pada aplikasi-aplikasi tertentu.
4.      Sistem basis data yang dapat diakses secara bersama dalam lingkungan jaringan sehingga mendukung penggunaan bersama dan distribusi data.
(Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 115).

Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses pengelompokan data menjadi tebel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya. Normalisasi adalah transformasi tinjauan pemakai yang kompleks dan data tersimpan kesekumpulan bagian–bagian struktur data yang kecil dan stabil. Di samping menjadi lebih sederhana dan lebih stabil, struktur data yang dinormalisasikan lebih mudah diatur daripada struktur data lainnya. Tahapan normalisasi yakni:
1.      Tahap pertama
Tahap pertama dari proses meliputi menghilangkan semua kelompok terulang dan mengidentifikasi kunci utama. Untuk mengerjakannya, hubungan perlu dipecah ke dalam dua atau lebih hubungan, Pada titik ini, hubungan mungkin sudah menjadi bentuk nomalisasi ketiga, bahkan lebih banyak tahap akan diperlukan untuk mentransformasi hubungan ke bentuk normalisasi ketiga.
2.      Tahap kedua
Tahap kedua menjamin bahwa semua atribut bukan kunci sepenuhnya tergantung pada kunci utama. Semua ketergantungan parsial di ubah dan diletakkan dalam hubungan lain.
3.      Tahap ketiga
Tahap ketiga mengubah ketergantungan transitif manapun. Suatu ketergantungan transitif adalah sesuatu di mana atribut bukan kunci tergantung pada atribut bukan kunci lainnya.

NB : SOBAT INGIN VERSLI LENGKPANYA, SILAHKAN REQUEST DIKOLOM KOMENTAR, TERIMA KASIH,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

0 Response to "SKRIPSI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA PT.SURYA LAGANG OSTENTASI MEDAN"

Post a Comment